Die Vereinsbuchführung

Die Vereinsbuchführung bietet einen Überblick über den Bestand und die Entwicklung des Vereinsvermögens, es erlaubt einen Einblick in die Einnahmen und Ausgaben des Vereins und ermöglicht daraus Prognosen für die Zukunft – in welche Richtung auch immer. Eine sorgsame Buchführung ist damit kein Selbstzweck, sondern ist auch ein effektives Steuerungsmittel des Vereins. Verpflichtungen zur Buchführung und zum Inhalt und Aufbau der Buchführung, ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und letztlich auch aus der Vereinssatzung.

Rechenschaftspflicht gegenüber den Mitgliedern

Das Handels- und Steuerrecht verlangt eine Buchführung erst, wenn eines der folgenden drei Kriterien für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins zutrifft: Umsatz einschließlich der steuerfreien Umsätze mind. 260.000 €, Betriebsvermögen von mehr als 65.000 €, Gewinn im Geschäftsjahr mehr als 25.000 €.
Grenzen, die nur wenige Vereine erreichen. Die Verpflichtung der Vereine zur Buchführung besteht gleichwohl, sie resultiert der Verpflichtung des Vorstands, Rechenschaft über die Geschäftsführung abzulegen. Somit wird in der Mitgliederversammlung nach Vorlage des Zahlenwerks, des Berichtes des Kassenprüfers über die Entlastung des Vorstandes diskutiert. Mit Erteilung der Entlastung ist der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung für das abgelaufene Geschäftsjahr entpflichtet.

An Hand genauer Aufzeichnungen und detaillierter Auswertungen, können die Mitglieder über die aktuelle Finanzsituation des Vereins informiert werden. Den Mitgliedern muss die Möglichkeit gegeben werden, zu prüfen, ob die Mittel des Vereins satzungsgemäß verwendet wurden. Es ist im Interesse jeden Vereinsvorstandes, dass ihm die Entlastung erteilt wird.

Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung

Auch ohne Gewinnerzielungsabsicht nimmt ein Verein am wirtschaftlichen Leben teil. Somit kann der Gesetzgeber nur an Hand genauer Aufzeichnungen prüfen, ob eine Steuer- und Abgabepflichten besteht.

Steuervergünstigungen durch die Anerkennung als gemeinnütziger Verein

Die Gemeinnützigkeit, mit einer ganzen Reihe von steuerlichen Vorteilen, wird von der Finanzbehörde immer vorläufig bescheinigt. Nach 3 Jahren muss der Finanzbehörde Rechenschaft abgelegt werden. Hier bilden die Jahresabschlüsse die Grundlage für die Steuererklärungen. Diese Unterlagen dienen gleichzeitig dem Verein als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, das die tatsächliche Geschäftsführung eines gemeinnützigen Vereins den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) über steuerbegünstigte Zwecke entsprochen hat.

Buchhaltung - steuerliche Einordnung der Geschäftsvorfälle

Die Tätigkeiten des Vereins werden nach steuerlichen Gesichtspunkten in vier Bereiche aufgeteilt. Die Unterscheidung und Abgrenzung dieser einzelnen Bereiche voneinander ist für den Vereinsbuchhalter von erheblicher Bedeutung. Letztlich gilt es die Aufwendungen und Einnahmen diesen Bereichen zuzuordnen und ggf. Aufwendungen auf diese Bereiche nach wirtschaftlichen Schlüsseln aufzuteilen. Dies hat u. U. umsatzsteuerliche und ggf. auch ertragssteuerliche (Körperschaftsteuer / Gewerbesteuer) folgen.

• Ideeller Bereich (Einnahmen wie Mitgliedsbeiträgen, Spenden, Zuschüssen)
• Vermögensverwaltung (z. B. Zinsen, langfristige Vermietung und Verpachtung von Immobilien)
• Zweckbetrieb (Wirtschaftsbetrieb zur Erfüllung des Vereinszwecks z.B. Eintrittsgelder zu Kultur- und Sportveranstaltungen)
• Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Mittelbeschaffung (z.B. gastronomische Einnahmen, Warenverkauf)

Gestaltung der Buchhaltung

Eine Frage der Größe des Vereins. Die einfache Einnahme/Überschussrechnung (EÜR) orientiert sich am Zu- und Abfluss des Geldes. Eine einfache EÜR kann ohne Probleme mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden. Die Zuordnung der Einnahmen- und Ausgaben auf die einzelnen Bereiche lässt sich über verschiedene Spalten gut darstellen. 

Im Internet werden auch immer wieder kostenlose bzw. sehr billige Vereinsprogramme angeboten, die einfachen Ansprüchen in jeder Form genügen.

Bilanzierung oder Einnahme- Überschussrechnung (EÜR)?

Soweit der Verein nicht wegen dem Überschreiten bestimmter Größen (siehe oben) bereits buchführungspflichtig ist (§§ 140, 141 AO) und eine Bilanz erstellen muss – ist die Frage auch wieder abhängig von der Größe und dem Zweck des Vereins. Bei vielen gemeinnützigen Vereinen die kontinuierlich größerer Zuwendungen aus EU und/oder Bundesmittel bekommen ist eine Bilanzierung durch die Zuwendungsgeber vorgeschrieben. Die Bilanzierung ist weit aufwendiger als die EÜR, hat aber den Vorteil, dass die vergangenen Jahre gut miteinander verglichen werden können und das Vermögen des Vereins stichtagsgenau dargestellt wird.

Auch bei einer einfachen Einnahmen- / Ausgangsrechnung ist es vorteilhaft nach dem System der doppelten Buchführung, d. h. mit Gegenkonto, zu arbeiten. Damit können Eingabefehler im Rahmen der Kontenabstimmung (Bank / Kasse) schnell erkannt werden.

Berichtsteil zur Überprüfung der tatsächlichen Geschäftsführung

Erklärte Vorgänge und Zahlen ersparen dem Vorstand Rückfragen der Finanzverwaltung und die Erinnerung an Vorgänge längst vergangener Jahre. Insoweit sollten der Tätigkeitsbericht und die Dokumentation des Zahlenwerks selbsterklärend sein und sich mit der Vereinssatzung (Zweck) decken.